E-Mail-Datensicherung vor Anbieterwechsel: So sichern Sie Ihre E-Mails richtig

Wenn Sie zu einem neuen E-Mail-Anbieter wechseln, sollten Sie vor der Umstellung eine vollständige Datensicherung Ihrer E-Mails erstellen. Am einfachsten geht das je nach Programm über:

• Outlook: Export als .pst-Datei

• Thunderbird: Profil-Export als .zip

• Apple Mail: Export als .mbox

• Gmail / Google Workspace: Export über Google Takeout

Nach der Umstellung müssen Sie Ihr neues Postfach einrichten, alte E-Mails bei Bedarf importieren, Weiterleitungen prüfen und testen, ob Senden und Empfangen funktionieren.

Warum eine E-Mail-Datensicherung vor dem Anbieterwechsel wichtig ist

Beim Wechsel zu einem neuen E-Mail-Anbieter ändern sich meist Server, Zugangsdaten und technische Einstellungen. In vielen Fällen bleiben E-Mails zwar auf dem alten Server erhalten, aber darauf sollte man sich nicht verlassen.

Besonders wichtig ist eine Sicherung, wenn:

• das alte Postfach gekündigt wird,

• von POP3 auf IMAP gewechselt wurde oder umgekehrt,

• lokale Ordner im E-Mail-Programm gespeichert sind,

• wichtige Rechnungen, Verträge oder Kundendaten im Postfach liegen,

• mehrere Geräte mit demselben Konto verbunden sind.

Eine Datensicherung sorgt dafür, dass alte E-Mails auch nach dem Wechsel weiterhin verfügbar bleiben.

Schritt-für-Schritt: Datensicherung mit verschiedenen E-Mail-Programmen

Microsoft Outlook: E-Mails als PST-Datei sichern

Outlook nutzt für Sicherungen häufig das Format .pst. Darin können E-Mails, Kalender und Kontakte gespeichert werden.

Outlook klassisch

1. Outlook öffnen.

2. Auf Datei klicken.

3. Öffnen und exportieren auswählen.

4. Importieren/Exportieren anklicken.

5. In Datei exportieren wählen.

6. Outlook-Datendatei (.pst) auswählen.

7. Das gewünschte Postfach oder einzelne Ordner auswählen.

8. Speicherort festlegen.

9. Export starten.

Microsoft beschreibt den Export in eine PST-Datei als Standardweg zur lokalen Sicherung von Outlook-Daten.

Neues Outlook

Im neuen Outlook erfolgt der PST-Export über:

Einstellungen > Dateien > Export

Microsoft weist darauf hin, dass PST-Unterstützung im neuen Outlook zwar vorhanden ist, Kalender- und Kontaktelemente aus PST-Dateien dort aber eingeschränkt sein können.

Mozilla Thunderbird: Komplettes Profil sichern

Thunderbird speichert E-Mails, Kontoeinstellungen, Filter und weitere Daten im Profil.

So funktioniert die Sicherung

1. Thunderbird öffnen.

2. Menü über ≡ öffnen.

3. Extras auswählen.

4. Exportieren anklicken.

5. Exportieren starten.

6. Speicherort für die ZIP-Datei auswählen.

7. Datei sicher ablegen, zum Beispiel auf einer externen Festplatte.

Mozilla empfiehlt den Profil-Export über ≡ > Extras > Exportieren. Dabei wird das Thunderbird-Profil als ZIP-Datei gesichert.

Apple Mail: Postfächer als MBOX exportieren

Apple Mail exportiert Postfächer im .mbox-Format.

Anleitung

1. Apple Mail öffnen.

2. Ein oder mehrere Postfächer auswählen.

3. In der Menüleiste auf Postfach klicken.

4. Postfach exportieren auswählen.

5. Zielordner festlegen.

6. Export abschließen.

Apple beschreibt diesen Weg offiziell: Postfächer werden als .mbox-Pakete exportiert.

Tipp: Exportieren Sie nicht nur den Posteingang, sondern auch gesendete E-Mails, Archivordner und lokale Ordner.

4. Gmail / Google Workspace: Sicherung über Google Takeout

Bei Gmail erfolgt die Sicherung über Google Takeout.

Anleitung

1. Google Takeout öffnen.

2. Gewünschte Daten auswählen.

3. Für E-Mail-Daten Gmail aktivieren.

4. Exportformat und Zustellung auswählen.

5. Export erstellen.

6. Nach Erhalt der E-Mail das Archiv herunterladen.

Google beschreibt Takeout als Möglichkeit, eine Kopie der eigenen Google-Daten herunterzuladen. Der Download-Link wird je nach gewählter Zustellmethode bereitgestellt.

Was passiert nach der Umstellung?

Nach dem Anbieterwechsel zeigt das E-Mail-Programm nicht automatisch immer alle alten Nachrichten an. Entscheidend ist, wo die alten E-Mails gespeichert waren.

Fall 1: Alte E-Mails lagen auf dem Server

Wenn das alte Konto per IMAP genutzt wurde, lagen die Nachrichten meist auf dem Mailserver. Nach Abschaltung oder Kündigung des alten Postfachs kann der Zugriff verloren gehen. Deshalb ist die Sicherung vorher wichtig.

Fall 2: Alte E-Mails lagen lokal im Programm

Bei POP3 oder lokalen Ordnern können E-Mails nur auf dem Computer gespeichert sein. Dann müssen diese Daten unbedingt vor einem Gerätewechsel oder einer Neuinstallation gesichert werden.

Fall 3: Das neue Postfach ist leer

Das ist normal. Ein Anbieterwechsel übernimmt nicht automatisch alte E-Mails. Diese müssen entweder importiert oder über das alte Konto in das neue Postfach kopiert werden.

Was muss man nach dem Wechsel tun?

1. Neues E-Mail-Konto einrichten

Richten Sie das neue Konto im E-Mail-Programm ein. Dafür benötigen Sie meistens:

• E-Mail-Adresse

• Passwort

• IMAP-Server

• SMTP-Server

• Ports und Verschlüsselung

• ggf. App-Passwort oder Zwei-Faktor-Anmeldung

2. Senden und Empfangen testen

Senden Sie eine Testmail an sich selbst und an eine externe Adresse. Prüfen Sie auch, ob Antworten korrekt ankommen.

3. Alte E-Mails importieren oder kopieren

Je nach Programm können Sie die Sicherung wieder importieren:

• Outlook: PST-Datei importieren

• Thunderbird: Profil oder lokale Ordner wiederherstellen

• Apple Mail: MBOX-Datei importieren

• Gmail: MBOX-Dateien können über geeignete Importwege oder Mailprogramme weiterverarbeitet werden

Microsoft bietet für Outlook auch den Import von PST-Dateien an, um gespeicherte E-Mails, Kontakte und Kalender wieder anzeigen zu können.

4. Weiterleitungen prüfen

Falls beim alten Anbieter eine Weiterleitung eingerichtet wurde, prüfen Sie:

• Ist die Weiterleitung aktiv?

• Kommen E-Mails zuverlässig an?

• Gibt es eine Kopie im alten Postfach?

• Wann wird das alte Postfach endgültig abgeschaltet?

5. Geräte aktualisieren

Aktualisieren Sie die Kontoeinstellungen auf allen Geräten:

• Computer

• Smartphone

• Tablet

• Webmail

• CRM- oder Buchhaltungssysteme

• Scanner oder Multifunktionsdrucker

• Kontaktformulare auf der Website

6. Alte Zugangsdaten nicht sofort löschen

Löschen Sie das alte Konto nicht direkt aus dem E-Mail-Programm. Warten Sie einige Tage oder Wochen, bis sicher ist, dass alle E-Mails im neuen Postfach ankommen und die Sicherung vollständig ist.

Checkliste vor dem Anbieterwechsel

✅ E-Mail-Backup erstellt

✅ Backup-Datei testweise geöffnet oder geprüft

✅ Posteingang gesichert

✅ Gesendete E-Mails gesichert

✅ Archivordner gesichert

✅ Lokale Ordner gesichert

✅ Kontakte exportiert

✅ Kalender exportiert

✅ Neues Postfach eingerichtet

✅ Testmail gesendet und empfangen

✅ Weiterleitung geprüft

✅ Alle Geräte aktualisiert